A BCS Business Consulting Services Kft. a dokumentum menendzsment, a folyamatszervezés és az archiválás területén az ELO Digital GmbH cégnek e területen meghatározó piaci szerepet betöltő ELO márkanevű termékére alapozva paraméterezéssel, testreszabással alakítja ki a vállalati követelményeknek megfelelő funkcionalitású rendszert. A testreszabott platform hatékonyan együtt tud működni a különböző szerkesztő programokkal (pl. Office), levelező rendszerekkel (Exchange, Lotus), vállalatirányítási rendszerekkel (SAP), illetve szkennelő és dokumentumarchiváló megoldásokkal, és speciális ágazatspecifikus követelményeknek is megfelel.

Az ELO néhány lehetséges alkalmazási területe:

• Bejövő iratok kezelése, iktatása, feldolgozása
• Műszaki dokumentációk központi tárának kezelése, karbantartási tevékenység támogatása
• Fejlesztési tevékenység dokumentációinak és munkafolyamatainak kezelése
• Vállalati portál tartalmának kezelése, adatok publikálása
• Vállalati szabályok elektronikus kezelése

Rendezett folyamatok

Alig van már olyan vállalat, mely ne rendelkezne valamilyen informatikai rendszerrel, mely a könyveléstől a készletek és a termelés adatainak nyilvántartásáig támogatná a cég működését. Nem kisebb jelentőségű azonban a vállalatban lévő tudás (ötletek, fejlesztés, gyártásdokumentálás, minőségbiztosítás, marketing, szolgáltatás, stb.), illetve az ehhez kapcsolódó munkafolyamatok hatékony kezelése. Az egyre élesebb versenyben csak az értékteremtés és a tudáslánc egymást segítő, integrált rendszereivel lehet a sikeres piaci szereplést biztosítani.

A szervezetek működésük során nagy mennyiségű dokumentumot hoznak létre, és számos anyagot kapnak partnereiktől is. A papíron vagy elektronikusan rendelkezésre álló dokumentumok és a kapcsolódó munkafolyamatok jelentik egy vállalat tudástőkéjét. Ennek naprakész, rendszerezett és gyors elérhetősége kritikus a szervezet hatékony működése szempontjából.

A hatékony munkavégzés számos elvárást támaszt a dokumentumok kezelésével és a munkafolyamatok támogatásával kapcsolatban, amelyeket a hagyományos "papír-alapú", illetve az ezeket szolgai módon leképző megoldások egyre nehezebben tudnak megoldani.

Az ELO Digital GmbH cégnek e területen meghatározó piaci szerepet betöltő ELO nevű terméke hatékonyan és a felhasználók igényeihez igazodva oldja meg szinte valamennyi dokumentum- és munkafolyamat-kezelési igényt.

Tipikusan ilyenek:

• a dokumentumokhoz kapcsolódó információk (pl. kulcsszavak, dátumok, stb.) tárolása,
• különböző verziók megkülönböztetése és tárolására,
• a hozzáférési jogosultságok kifinomult szabályozása,
• a dokumentumok életciklus-állapotainak (pl. tervezet, érvényes, visszavont) követése,
• a dokumentumokhoz kapcsolódó tevékenységek munkafolyamatokkal való támogatása,
• kapcsolódó dokumentumok hierarchikus kezelése,
• a különféle dokumentumok közzétételének támogatása.

A bevezetés során paraméterezéssel, testreszabással kialakítjuk a követelményeknek megfelelő funkcionalitású rendszert. A testreszabott platform hatékonyan együtt tud működni a különböző szöveg- és táblázatszerkesztő programokkal (pl. Office), levelezőrendszerekkel (Exchange, Lotus), vállalatirányítási rendszerekkel (SAP), illetve szkennelő és dokumentumarchiváló megoldásokkal, valamint speciális ágazatspecifikus követelményeknek is meg tud felelni.

Az ELO rendszer egyik legnagyobb gyakorlattal rendelkező magyarországi bevezetője a BCS Business Consulting Services Kft. már több cégnél tette hatékonyabbá a dokumentum- és munkafolyamat-kezelést.